Как отчитаться за полученный грант

Шаг 1: изучите документы на предоставление гранта

Внимательно изучите по порядку.

Текст договора, соглашения, особенно раздел «Обязанность грантополучателя». Вы узнаете, что необходимо выполнить, какую отчетность предоставить, нужно ли освещать события проекта в медиа.

Заявку, техническое задание и другие материалы, которые имеют непосредственное отношение к проекту. Здесь также могут быть указаны требования к грантовому проекту: подготовка документации, реализация работ/требований к продукту, реализация маркетинговых и других мероприятий.

Некоторые фонды, например ФСИ, принимают отчетность через собственную информационную систему, в которой могут быть дополнительные отчеты, изучите их тоже.

Шаг 2: назначьте ответственных и составьте чек-лист проекта

Определите ответственное лицо за грантовый проект. Это может быть руководитель проекта, администратор или другой сотрудник, который будет координировать всю работу по проекту.

Составьте чек-лист проекта, содержащий:

• наименование работ из графика;
• наименование отчетной документации:
• прочие мероприятия и обязанности, которые необходимо выполнить:
• срок выполнения/подготовки работ, документации;
• ответственное лицо за реализацию мероприятия;
• статус по мероприятию;
• примечания, ссылки на формы, количество дней до завершения работ — по желанию.

Если в компании есть свой трекер задач, заведите туда все задачи по грантовому проекту. Появится дополнительный инструмент контроля, участники будут относиться к проекту более ответственно.

Назначьте ответственных по направлениям:

• за реализацию требований к продукту назначаем владельца продукта или руководителя RnD службы;
• за подготовку кадровой документации — HR или сотрудника кадровой службы;
• за подготовку технической документации: технического писателя, аналитика или другого сотрудника, который сможет сделать это качественно;
• за реализацию маркетинговых мероприятий и продажи, коммерциализацию;
• сотрудника отдела продаж и/или маркетолога;
• за сбор формальных документов: справки, выписки — юриста, администратора, офис-менеджера.

Шаг 3: следите за выполнением работ про проекту

Когда определились с зонами ответственности, соберите первое совещание и доведите информацию до участников проекта и ответственных лиц. Лучше сделать это после заключения договора/соглашения на получение гранта. Тогда останется больше времени для реализации мероприятий, отчет и документацию успеете сделать более качественно.

Проводите такие совещания на регулярной основе, это позволит:

• своевременно контролировать реализацию мероприятий;
• оперативно вносить корректировки и уточнения;
• выявлять отклонения и управлять ресурсами проекта.

Выполняйте только те работы, которые предусмотрены графиком проекта.

Реализуйте требования к продукту, которые зафиксированы в документах. Грантодатель — фонд может в любой момент потребовать демонстрацию продукта — прототип, MVP, который разрабатывается за бюджетные деньги. Продукт должен соответствовать условиям предоставления гранта. Это важно, потому что фонд также отчитывается за бюджетные деньги. Отчетность — это подтверждение правильного освоения бюджетных средств.

Реализуйте требования к продукту, которые зафиксированы в документах. Грантодатель — фонд может в любой момент потребовать демонстрацию продукта — прототип, MVP, который разрабатывается за бюджетные деньги. Продукт должен соответствовать условиям предоставления гранта. Это важно, потому что фонд также отчитывается за бюджетные деньги. Отчетность — это подтверждение правильного освоения бюджетных средств.

Выясните даты отчетности. У каждого фонда свои даты отчетности, посмотрите их в договоре/соглашении. Например, Сколково или РФРИТ дают 5-10 рабочих дней на сдачу отчетности после завершения этапа проекта, а ФСИ просит отчетность в день завершения этапа/проекта.

Шаг 4: соберите документы для отчета

Расскажу подробнее обо всех типах документов.

Кадровые документы — документы о команде проекта. Это трудовые договоры, должностные инструкции, приказы о включении в состав рабочей группы по проекту, согласия на обработку персональных данных.

Кадровые документы нужно подготовить в соответствии с законодательством РФ.

Требования к документам:

1. Все документы нужно подписать, поставить на них печать, если это необходимо.
2. Должности в трудовых договорах и должностных инструкциях должны соответствовать ролям или должностям, заявленным при получении гранта.
3. Сотрудники должны ознакомиться с приказами.

Документы, подтверждающие расходы грантополучателя. Это затраты на оплату труда: платежные поручения, табеля учета рабочего времени, различные реестры. Расходы на приобретение оборудования, работ, услуг сторонних организаций, договоры ГПХ. Готовим: сам договор, приложения к договору, акт выполненных работ, счет на оплату, платежные поручения, счет-фактуры. Учитываются расходы на оплату труда и страховые взносы.

Не все фонды в качестве расходов на оплату труда признают премии, больничные, отпускные, также могут существовать ограничения по максимальному размеру оплаты труда. Изучите конкурсную документацию, договор, соглашение, регламенты грантодателя.

Требования к документам:

1. Все документы должны быть подписаны, при необходимости иметь печать.
2. Документы должны достоверно отражать работу/услуги/товары, которые зафиксированы в план-графике проекта, договоре, соглашении на предоставление гранта.
3. Все расходы должны быть обоснованными и не превышать среднерыночную стоимость работ, услуг, товаров, особенно расходы за счет средств гранта. Соберите не менее трех коммерческих предложений или прайс-листов от действующих компаний на такие услуги, товары, чтобы себя обезопасить. Также могут существовать ограничения на приобретение товаров, работ, услуг у аффилированных лиц грантополучателя за счет средств гранта.

Документы, подтверждающие показатели коммерциализации — продажи продукта. Это:

• договоры купли-продажи продукта;
• лицензионные договоры;
• договоры на оказание услуг;
• акты выполненных работ, приема-передачи лицензии, приема-передачи продукта;
• счета на оплату;
• платежные поручения;
• счет-фактуры.

Уделите внимание предмету договора, он должен соответствовать наименованию продукта, на который получен грант. Также проверяйте формулировки в других документах, подтверждающих продажу продукта.

Технические документы. Этот вид документов является важным при подтверждении разработки продукта, на который получен грант. Важно отразить факт выполняемых работ.

Технические документы обычно указаны в техническом задании, плане-графике проекта. Некоторые фонды сразу при заключении договора, соглашения указывают ГОСТ для технической документации: ЕСПД, ЕСКД.

Однако не всегда есть отсылки на конкретные требования. Поэтому вся техническая документация должна быть оформлена в соответствии с требованиями тех ГОСТов, которые могут быть применимы. Если говорить о программных продуктах, то документацию на новый продукт следует оформлять по требованиям ГОСТ 19.ххх, если говорить о внедрении ПО, то по ГОСТ 34.ххх.

Техническая документация должна быть утверждена в соответствующие сроки этапа или проекта в целом, полностью соответствовать наименованиям, указанным в договоре, соглашении, плане-графике. Наименование продукта должно быть единым во всей документации, соответствующим наименованию продукта, указанному в договоре, соглашении.

Отчетные документы. Предоставьте:

• отчет о реализации этапа;
• отчет о расходовании средств гранта;
• отчет о расходовании средств софинансирования;
• отчет о достижении значений показателей реализации проекта;
• другие отчеты: до 10-15 документов.

Формы отчетов в большинстве случаев утверждены договором, соглашением на предоставление гранта (смотрим приложения к договору, соглашению). Если форма утверждена, то отчет готовится в строгом соответствии с формой и указаниями по ее заполнению.

Чем подробнее отчет о реализации этапа, тем меньше вопросов при его проверке. В отчете могут быть фотографии, скриншоты, отсылки на разработанную техническую и другую документацию — наименование + дата утверждения, графики, схемы и другие материалы, подтверждающие факт выполнения работ по проекту.

Документы, подтверждающие выполнение некоторых показателей. Примеры показателей: включение продукта в реестр отечественного ПО или в реестр российской промышленной продукции; регистрация прав на результаты интеллектуальной деятельности; оценка уровня технологической готовности ПО (УГТ или УТГ) и другие.

Эти работы проводите заранее, потому что сроки включения в реестры, получения прав на РИД могут быть более 30-60 дней, повлиять на это вы никак не можете.

Все, что предусмотрено договором, соглашением, техническим заданием, план-графиком проекта разработайте, утвердите датой, подписью и печатью и предоставьте в отчете.

Шаг 5: устраните замечания и предоставьте информацию

Когда вы отдали отчет и пакет документов, есть вероятность, что фонд найдет в них недочеты, запросит дополнительные документы, не найдет один из обязательных документов или заметит отсутствие печати или подписи.

Это нормально, ваш отчет проверяет не только фонд, который выдал грант, но и внешний эксперт. Обычно дают 3-5 рабочих дней на устранение ошибок, иногда до месяца в зависимости от фонда. Вам помогут чек-лист и организационные мероприятия.

Устраните все замечания и в установленные сроки подайте доработанный отчет. Или предоставьте обоснованный отказ от устранения некоторых замечаний, если это противоречит условиям договора, соглашения, план-графика.

После того как фонд принял отчетность по проекту, он переходит к этапу мониторинга. Мониторинг может длиться до 10 лет. Изучите договор или соглашение, настройте уведомления в календаре и отчитывайтесь.